Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT với 8 bước theo QĐ-BTC

Để xuất hóa đơn đúng chuẩn và hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần nắm rõ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT theo quy định Thông tư 78. Quy trình chuẩn giúp quản lý chứng từ hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý và tối ưu thời gian xử lý hóa đơn.

Khái quát về hóa đơn điện tử và hệ thống VNPT Invoice

Hóa đơn điện tử đang trở thành giải pháp quản lý chứng từ bắt buộc và tối ưu cho doanh nghiệp. Với hệ thống VNPT Invoice, việc lập, ký số và quản lý hóa đơn được thực hiện nhanh chóng, đúng chuẩn pháp lý. Hiểu rõ khái niệm và cách vận hành hóa đơn điện tử VNPT sẽ giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ chính xác và hiệu quả hơn.

Khái niệm hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử VNPT là gì?

Hóa đơn điện tử VNPT (VNPT Invoice) là hệ thống hóa đơn điện tử do VNPT phát triển, đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp có thể dễ dàng viết hóa đơn, thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử VNPT, in hóa đơn điện tử của VNPT và quản lý dữ liệu chỉ với vài thao tác.

Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy truyền thống. Song song đó, quy trình xử lý nghiệp vụ như xuất hóa đơn điện tử VNPT hay các bước từ lập đến phát hành đều được tự động hóa, rút ngắn thời gian gửi hóa đơn cho khách hàng.

Hóa đơn điện tử VNPT còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận, nhờ hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu trữ tự động. Việc tuân thủ pháp luật cũng được bảo đảm thông qua quy trình chuẩn hóa, giúp kế toán thuận tiện hơn trong việc tra cứu, đối soát hoặc thống kê báo cáo.

Với những đơn vị cần hướng dẫn cụ thể, VNPT cung cấp tài liệu chi tiết về hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT, cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, và các bước kiểm tra – đối chiếu chứng từ.

Ngoài lợi ích quản lý, hóa đơn điện tử còn hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm lượng giấy và vật tư in ấn. Điều này lý giải vì sao ngày càng nhiều tổ chức chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử, ưu tiên nền tảng uy tín như VNPT để đảm bảo tính ổn định và bảo mật.

Quy định và nguyên tắc khi xuất hóa đơn điện tử VNPT

Việc đăng nhập xuất hóa đơn điện tử VNPT cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị chứng từ. Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhất, quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ. Ngoài ra, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ cũng tạo nền tảng pháp lý cho việc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Dưới đây là chi tiết các quy định và nguyên tắc.

Quy định cần nắm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các tiêu thức bắt buộc: thông tin người bán – người mua, mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn và chữ ký số của người bán. Đây là yêu cầu cơ bản khi doanh nghiệp thực hiện cách viết hóa đơn điện tử VNPT hoặc xuất hóa đơn thông qua hệ thống VNPT Invoice.

Thông tư cũng quy định chi tiết về xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh – thay thế hóa đơn, hủy hóa đơn, cùng quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã và không mã. Doanh nghiệp cần nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử của VNPT đúng chuẩn, tránh vi phạm hành chính về hóa đơn.

Điều kiện để được xuất hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được chấp thuận trên hệ thống.
• Sở hữu chữ ký số hợp lệ để ký hóa đơn khi thực hiện lập hóa đơn điện tử VNPT.
• Có hạ tầng CNTT hoặc sử dụng dịch vụ từ đơn vị cung cấp như VNPT để tạo lập – gửi – lưu trữ hóa đơn.
• Thực hiện đối soát dữ liệu và thanh toán qua tài khoản ngân hàng nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

Khi thực hiện đăng nhập xuất hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn, tiêu thức bắt buộc và quy trình xử lý sai sót. Nắm vững các yêu cầu này giúp quá trình xuất hóa đơn điện tử VNPT diễn ra chính xác, hợp lệ và hạn chế rủi ro về thuế.

Nguyên tắc lập và ký hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch, đảm bảo số hóa đơn không trùng lặp và phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế. Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, người bán phải ký số trên hóa đơn theo đúng quy định. Đây cũng là bước bắt buộc trong mọi hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT.

Nguyên tắc về tiêu thức bắt buộc

Mỗi hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo Thông tư 78. Các thiếu sót như sai mã số thuế, đơn giá, thuế suất sẽ dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. Khi thao tác trên hệ thống VNPT Invoice, người dùng cần đăng nhập hệ thống hóa đơn VNPT, sử dụng đúng biểu mẫu để tránh sai sót khi nhập dữ liệu.

Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn bị sai

Nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Việc lập sai hóa đơn nhưng không xử lý sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Các quy trình này đều được hỗ trợ trực tiếp trong hệ thống VNPT Invoice khi người dùng đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử VNPT bằng link đăng nhập hóa đơn điện tử VNPT.

8 bước hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT chi tiết

Quy trình xuất hóa đơn điện tử VNPT được VNPT thiết kế theo chuẩn nghiệp vụ kế toán – thuế, giúp doanh nghiệp thao tác nhanh, chính xác và tuân thủ đầy đủ Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các bước dưới đây cung cấp hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT rõ ràng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu và kế toán chuyên nghiệp.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin xuất hóa đơn

Trước khi thực hiện đăng nhập xuất hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp cần kiểm tra và thu thập chính xác thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa – dịch vụ, thuế suất và chữ ký số. Đây là bước quan trọng để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn và đảm bảo dữ liệu đầu vào đúng chuẩn pháp lý.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống VNPT Invoice

Truy cập link đăng nhập hóa đơn điện tử VNPT qua trình duyệt hoặc phần mềm chuyên dụng. Nhập tài khoản được VNPT cấp, đổi mật khẩu để tăng bảo mật, sau đó tiến hành đăng nhập. Nếu sử dụng USB Token, kế toán cần cắm thiết bị và nhập mã PIN trước khi truy cập hóa đơn điện tử VNPT.

Bước 3: Cập nhật thông tin doanh nghiệp và kiểm tra điều kiện

Sau khi đăng nhập hóa đơn VNPT, người dùng cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số và danh mục hàng hóa. Việc thiết lập chính xác ngay từ đầu giúp quá trình lập hóa đơn nhanh hơn, đồng thời hạn chế phát sinh lỗi khi xuất hóa đơn.

Bước 4: Tạo hóa đơn điện tử theo nghiệp vụ thực tế

Tại giao diện chính, chọn “Lập hóa đơn mới” và bắt đầu nhập thông tin người mua, hàng hóa, số lượng, thuế suất. Hệ thống sẽ tự động tính thành tiền và tổng thuế GTGT. Đây là bước quan trọng trong cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, đòi hỏi kiểm tra cẩn thận trước khi chuyển sang ký số.

Bước 5: Ký số và phát hành hóa đơn

Nhấn “Ký và phát hành” để thực hiện ký số bằng USB Token hoặc HSM. Sau khi ký thành công, hệ thống tự động gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã). Hóa đơn sau phát hành sẽ có giá trị pháp lý đầy đủ và được lưu trong hệ thống VNPT.

Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn sau khi phát hành được gửi qua email dưới dạng PDF và XML. Đây là quy trình bắt buộc trong hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT, giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận, kiểm tra và sử dụng hóa đơn cho mục đích hạch toán – kê khai thuế.

Bước 7: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Hóa đơn được VNPT lưu trữ trên hệ thống đám mây an toàn, đồng thời doanh nghiệp có thể tải về bản sao nội bộ. Việc tổ chức lưu trữ khoa học giúp kế toán tra cứu nhanh, đối soát dễ dàng và đáp ứng yêu cầu kiểm tra thuế bất kỳ lúc nào.

Bước 8: Tuân thủ các quy định của Thông tư 78

Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn lập ra đúng thời điểm, đúng nội dung và tuân thủ các quy định về điều chỉnh – hủy hóa đơn khi sai sót. Đây là yêu cầu quan trọng không chỉ trong nghiệp vụ mà còn trong mọi hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT để tránh vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn in hóa đơn điện tử VNPT

Dù hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng số, doanh nghiệp vẫn có thể cần bản in để cung cấp cho khách hàng hoặc lưu hồ sơ nội bộ. Dưới đây là hướng dẫn in chi tiết.

Kết nối máy in với hệ thống VNPT Invoice

Doanh nghiệp cần đảm bảo máy in đã kết nối với máy tính hoặc mạng nội bộ và được cài đúng driver. Nên kiểm tra máy in bằng một tài liệu thử trước khi in hóa đơn. Với nhu cầu in số lượng lớn, máy in mạng hoặc máy in nhiệt chuyên dụng sẽ phù hợp hơn. Hệ thống VNPT Invoice tương thích với hầu hết máy in, nhưng nên ưu tiên thiết bị có độ phân giải cao để mã QR và thông tin hiển thị rõ nét.

Cách in hóa đơn điện tử VNPT

Tại danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần in và mở bản PDF để kiểm tra nội dung. Nhấn “In” hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+P/Command+P để mở cửa sổ cấu hình. Lựa chọn máy in, số lượng bản in và khổ giấy (thường A4 hoặc A5). Thiết lập chế độ “Chất lượng in cao” để đảm bảo độ sắc nét. Sau khi in, kiểm tra lại bản giấy để đảm bảo không thiếu thông tin hoặc bị mờ, nhòe.

Gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sau khi xuất

Sau khi tìm hiểu chi tiết hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình gửi, lưu trữ và theo dõi hóa đơn để bảo đảm tính pháp lý và duy trì quản trị dữ liệu hiệu quả.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Hệ thống VNPT hỗ trợ gửi hóa đơn tự động hoặc thủ công qua email, kèm file PDF, XML và liên kết tra cứu. Với khách hàng doanh nghiệp, có thể tích hợp kết nối hệ thống để đồng bộ dữ liệu. Việc cung cấp cổng tra cứu giúp khách hàng dễ dàng xem và tải hóa đơn bất cứ lúc nào, tăng tính minh bạch và giảm khối lượng hỗ trợ.

Lưu trữ hóa đơn đúng quy định

Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. VNPT Invoice tự động lưu trữ trên nền tảng đám mây bảo mật; tuy nhiên, doanh nghiệp nên sao lưu bổ sung tại máy chủ nội bộ hoặc dịch vụ lưu trữ uy tín. Dữ liệu hóa đơn cần được phân quyền chặt chẽ và ghi log đầy đủ để bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.

Theo dõi và quản lý hóa đơn đã lập

Hệ thống cung cấp các công cụ tìm kiếm, lọc và báo cáo theo nhiều tiêu chí để hỗ trợ kế toán đối chiếu dữ liệu, theo dõi doanh thu và quản lý trạng thái hóa đơn. Các báo cáo định kỳ giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh và ra quyết định chính xác hơn.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hoá đơn điện tử VNPT gồm:

• Kiểm tra kỹ mã số thuế, đơn giá, thuế suất và thời điểm lập trước khi phát hành.
• Chỉ xuất hóa đơn khi có giao dịch thực tế, tránh lập hóa đơn khống.
• Bảo mật tài khoản và chữ ký số, thay đổi mật khẩu định kỳ.
• Lưu trữ hóa đơn đúng quy định 10 năm, đảm bảo dữ liệu không bị mất hoặc chỉnh sửa.
• Thường xuyên đối chiếu hóa đơn với báo cáo thuế và cập nhật phần mềm VNPT Invoice.

Giải thích mẫu số – ký hiệu hóa đơn điện tử VNPT

Mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử VNPT được quy định thống nhất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là hai thành phần quan trọng giúp nhận diện loại hóa đơn, năm phát hành và hình thức sử dụng.

Mẫu số là một chữ số từ 1–9, phản ánh loại hóa đơn. Một số nhóm chính gồm:

• 1 – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
• 2 – Hóa đơn điện tử bán hàng
• 3–4 – Hóa đơn bán tài sản công, dự trữ quốc gia
• 5 – Tem, vé, thẻ điện tử và chứng từ điện tử có tính chất hóa đơn
• 6 – Chứng từ điện tử quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…)
• 7 – Hóa đơn thương mại điện tử
• 8–9 – Hóa đơn tích hợp biên lai thu phí, lệ phí

Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, thể hiện hình thức hóa đơn, năm lập và loại hóa đơn theo quy định:

• Ký tự 1 (chữ cái):
  • C – Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
  • K – Hóa đơn không có mã
• Ký tự 2–3 (2 chữ số): Năm phát hành (ví dụ: 25 = năm 2025).
• Ký tự 4 (chữ cái): Loại hóa đơn sử dụng, ví dụ:
  • T – Hóa đơn DN/hộ kinh doanh đăng ký sử dụng
  • L – Hóa đơn cơ quan thuế cấp từng lần
  • M – Hóa đơn từ máy tính tiền
  • X – Hóa đơn thương mại điện tử
  • N/B/G/H – Các chứng từ đặc thù khác
• Ký tự 5–6: Do doanh nghiệp tự đặt để quản lý mẫu (hoặc dùng mặc định YY nếu không có nhu cầu tùy chỉnh).

Trên hóa đơn, mẫu số và ký hiệu được thể hiện liền nhau thành một chuỗi 7 ký tự, ví dụ: 1K25TYY. Trong đó: 1 là mẫu số; K25TYY là ký hiệu hóa đơn.

Hiểu và áp dụng đúng hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT trên đây của VNPT Ninh Bình giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn nhanh, chính xác và minh bạch. Khi thực hiện đúng quy trình, hệ thống VNPT Invoice trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý tài chính và tuân thủ quy định thuế.